Tag: KSeF program

Powiem wprost – KSeF sam w sobie nie stanowi przełomu technologicznego. To zwyczajnie kolejny system. Ale moment jego wdrożenia bardzo szybko ujawnia, jak naprawdę działa firma „od kuchni”.

Wchodzimy do klienta i często słyszymy: „u nas to działa”. Po godzinie wychodzi na jaw, że faktury są przesyłane po mailach, ktoś je przechowuje na pulpicie, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu księgowość i tak musi korygować pomyłki. I to jest standard, nie wyjątek.

KSeF tego nie psuje. On to tylko obnaża.

Dlatego największy błąd, jaki obserwuję, to podejście: „wdrożymy KSeF i będzie załatwione”. Nie będzie. Jeśli pozostawisz stare nawyki i tylko dołożysz system, to będziesz mieć dokładnie ten sam chaos – tylko w wersji cyfrowej.

Dopiero kiedy ktoś zatrzymuje się i mówi: „dobra, co tu tak naprawdę zachodzi z fakturą od momentu jej utworzenia do księgowania?”, zaczyna się sensowna zmiana. I nagle okazuje się, że połowa pracy to ręczne przepisywanie danych, weryfikacja, uzupełnianie braków.

W jednym przypadku klient był pewny, że jego zespół „ogarnia temat na bieżąco”. Po wdrożeniu wyszło na jaw, że opóźnienia wynosiły kilku dni, tylko nikt tego wcześniej nie monitorował.

Tu pojawia się KSeF program i robi robotę, której ludzie po prostu nie powinni wykonywać. System importuje dane, rozpoznaje je i przekazuje dalej. Bez improwizacji, bez „kto to miał zrobić”.

I nagle eliminuje się największy problem – nie technologia, tylko chaos.

Najciekawsze jest to, że największy sprzeciw zawsze pojawia się na początku. Ludzie boją się zmiany, bo myślą, że będzie trudniej. Po kilku tygodniach nikt już nie chce wracać do starego modelu. Serio – jeszcze nie miałem wdrożenia, gdzie ktoś powiedział: „lepiej było wcześniej”.

Jeśli ktoś chce uznać KSeF jako formalność – da się. Tylko wtedy wdraża się minimum i zostaje z problemem na lata. Ale jeśli wykorzysta się ten moment, żeby poukładać procesy, to nagle wychodzi na jaw, że księgowość przestaje być ograniczeniem w firmie.

I to jest ta różnica, której nie widać w przepisach.